Disposition des salles et dimension des tables

On peut installer des tables rondes (6 à 8 personnes par table) dans les salles de style théâtre, école, combinaison, style carré ou rectangle ou conférence. L'ABO s'efforcera d'accéder aux demandes de disposition spéciale des sièges. Tables rondes : diamètre de 60" - Tables rectangulaires : 18" x 60" et 30" x 60".

Fleurs

Il est possible, frais en sus, de décorer les tables de bouquets de fleurs ou de faire d'autres arrangements floraux. Les confetti sont interdits.

Livraisons et entreposage

Les livraisons à l'ABO se font le jour-même de l'événement et doivent être payées d'avance. L'ABO veillera à vous retourner vos biens moyennant un bordereau port payé de votre service de messsagerie. Sa capacité d'entreposage étant faible, l'ABO ne peut s'engager à entreproser vos boîtes, matériel et autres biens jusqu'au lendemain et elle décline toute responsabilité quant aux dommages ou à la perte de marchandises dans les locaux de l'Association avant, pendant ou suivant l'événement.

Murs

Il est interdit de fixer un ou plusieurs rubans ou accessoires aux murs, rideaux et stores. Il est permis de poser des feuilles statiques sur les murs.

Restauration

L'ABO s'occupera avec plaisir de la restauration et peut servir toute une gamme de repas, légers ou fins, style buffet ou avec service aux tables, chauds ou froids. L'ABO dispose de menus pour tous les budgets. La taxe de vente provinciale, la TPS et, au besoin, des frais de service, seront ajoutés aux frais de restauration. Il est interdit d'apporter dans les locaux de l'ABO de la nourriture et des boissons qui ne proviennent pas de l'ABO et de ses traiteurs, et vous convenez que vous ne permettrez pas sciemment qu'y soient introduits de la nourriture et des boissons sans l'autorisation préalable de l'Association.

Affichages et expositions

Tous les kiosques et pièces exposées doivent respecter les ordonnances et règlements en application du Code de prévention des incendies de la cité de Toronto et doivent être approuvés par l'ABO avant l'événement.

Publicité

Le nom de l'ABO NE PEUT EN AUCUN CAS être utilisé dans une annonce publicitaire pour l'événement sans autorisation préalable de l'ABO. Seule l'adresse de l'ABO peut être mentionnée.

Annulation

Le dépôt sera remboursé si l'événement est annulé trente (30) jours avant la date de l'événement.
Le dépot sera retenu si l'événement est annulé entre dix (10) et vingt-neuf (29) jours avant la date de l'événement.
Les frais de location de la salle doivent être payés en totalité si l'événement est annulé entre neuf (9) jours et 48 heures. La nourriture et les boissons commandés doivent être payés en totalité si l'événement est annulé moins au plus tard 47 heures avant la date prévue.

Perte et dommages

L'ABO décline toute responsabilité quant aux dommages ou pertes des marchandises ou objets qui se trouvent dans ses locaux avant, durant et suivant l'événement et vous invite à obtenir l'assurance nécessaire pour l'événement. Vous êtes responsable des dommages et perte causés aux locaux ou au matériel de l'ABO et vous serez facturés en conséquence.

Exécution du contrat et force majeure

L'exécution du présent contrat par les deux parties est assujettie aux cas de force majeure, tels que la guerre, les conflits gouvernementaux, les troubles et émeutes civils, les mesures législatives et réglementaires des gouvernements, les grèves, lock out et autres conflits de travail, la réduction des moyens de transports, les incendies, les inondations ou toute autre urgence faisant qu'il est déconseillé, illégal ou impossible de fournir les locaux ou les services demandés ou de tenir l'événement. Il est stipulé dans les présentes que le présent contact peut être résilié, sans engagement de responsabilité, pour une ou plusieurs de ces raisons sur avis écrit d'une partie à l'autre.

Construction ou rénovations

Le personnel du Centre de conférences de l'Association du Barreau de l'Ontario consent à donner un préavis de 30 jours si des travaux de construction et de réaménagement de ses locaux risquent de gêner l'événement. Dans de telles circonstances, le Centre de conférences de l'ABO s'engage à fournir un autre espace égal au sein du Centre de conférences, faute de quoi le groupe peut annuler le contrat sans engager sa responsabilité.

Lois applicables

Les lois de la province de l'Ontario régissent le présent contrat.