Dépenses des sections

Les sections sont essentielles au fonctionnement de l'ABO et à sa capacité d'exprimer les opinions des juristes de la province. Les services administratifs que le directeur ou la directrice du développement professionnel et son personnel sont prêts à fournir sont énoncés dans le manuel des responsables de section. On s'attend à ce que les sections utilisent ces services. Chaque section doit être financièrement autosuffisante à l'égard de toutes ses activités de l'année.

Ces lignes directrices s'appliquent aux activités de section régulières. Les dépenses liées à des activités de section ou de formation juridique permanente (FJP) inhabituelles doivent être approuvées à l'avance par les gestionnaires et/ou le directeur ou la directrice du développement professionnel et/ou le président ou la présidente du développement professionnel. Cette règle ne vise aucunement à empêcher la rédaction et la présentation de mémoires et de rapports par les sections. Toutefois, si cette fonction importante de la section donne lieu à des dépenses, elles doivent être approuvées par le directeur ou la directrice du développement professionnel ou le coordonnateur ou la coordonnatrice des sections avant la prise d'engagements ou l'engagement de dépenses.

Lors des soupers-réunions et des réunions de section à but social, les participants doivent payer des frais d'inscription afin de couvrir les coûts liés à ce qui suit :

a) les aliments et breuvages;
b) la location des locaux et d'équipement;
c) les taxes et pourboires;
d) les coûts, y compris ceux liés au déplacement, des conférenciers(ères) et des panélistes, et le coût des cadeaux;
e) les invités, le cas échéant;
f) les coûts additionnels représentant un pourcentage (présentement 20 %) des coûts directs.

Ces coûts doivent être pris en compte dans le calcul des frais exigés des participants à la réunion.

Les membres qui invitent d'autres personnes à assister à la réunion le font à leurs frais.
Si les circonstances d'une réunion de section particulière sont telles qu'il serait inéquitable d'inclure la totalité des dépenses liées à un conférencier ou à une conférencière et à son cadeau dans le coût du souper, on peut demander au directeur ou à la directrice ou aux gestionnaires du développement professionnel ou au président ou à la présidente du développement professionnel une "aide financière" temporaire qui sera remboursée à même les fonds provenant d'autres activités de section prévues dans l'exercice financier.

S'ils ne sont pas déjà réservés et qu'un préavis est envoyé, les locaux du Centre de l'ABO sont disponibles pour les comités exécutifs de section et les sous-comités créés par les sections. L'ABO favorise l'utilisation la plus fréquente possible de ces installations. Le personnel du Service des sections peut prendre des arrangements relatifs à la livraison de repas légers ou de breuvages pour ces groupes.
L'ABO ne paie pas la location des salles utilisées pour les réunions des comités exécutifs et des sous-comités de section tenues en dehors des locaux de l'ABO, sauf autorisation particulière. L'ABO peut fournir et coordonner le service de traiteur au besoin.

À moins d'approbation contraire (dans les cas exceptionnels) du président ou de la présidente ou du directeur ou de la directrice du développement professionnel, les membres de la section doivent présumer qu'ils se déplacent à leurs propres frais. Il n'y a pas de fonds disponible pour payer les frais de déplacement des membres des comités exécutifs ou des sous-comités de section. Les fonds autorisés à cette fin seront tirés sur les comptes des sections. La photocopie des mémoires et d'autres documents représente souvent une partie importante des dépenses des sections. Afin de réduire les coûts, les copies doivent être faites à l'ABO si elles sont en nombre important, à moins qu'il soit possible de prendre des arrangements ailleurs à un coût inférieur au tarif en vigueur exigé par l'ABO.

En l'absence d'approbation spéciale préalable, les frais de photocopie des sections et de la Division des jeunes avocat(e)s seront remboursés au tarif de photocopie en vigueur exigé par l'ABO.