Tous les membres du comité exécutif d'une section s'efforcent de faire en sorte que l'année soit couronnée de succès, c'est-à-dire qu'elle contribue à l'avancement de la profession et à la formation permanente de leurs collègues dans leur domaine du droit. L'ABC de la réussite a été établi au fil des ans par certaines de nos sections les plus respectées et les plus productives. Le voici :

1. Réunions du comité exécutif de section
   À compter du moment où les membres du comité exécutif d'une section sont élu(e)s, ils et elles doivent tenir des réunions. Ces réunions sont l'occasion pour les membres du comité de discuter des priorités pour l'année suivante, de choisir les sujets et conférenciers(ères) clés et de déterminer si une réforme législative ou procédurale est nécessaire dans le domaine du droit qui intéresse la section.
   
   Les réunions du comité exécutif doivent se tenir régulièrement et être prévues longtemps à l'avance pour que la planification soit optimale et que le personnel du Service des sections puisse réserver les salles de l'ABO. En fixant des réunions régulières, les membres du comité peuvent inscrire toutes les réunions sur leur calendrier et s'assurer d'être présent(e)s pour discuter des activités de la section. Avant chaque réunion, le président ou la présidente doit rédiger l'ordre du jour et l'envoyer à l'ABO, qui le distribuera avec l'avis de réunion. Il est essentiel que le procès-verbal des réunions du comité exécutif soit écrit aux fins de référence et d'archivage. Le procès-verbal doit être rédigé par le ou la secrétaire nommé(e) ou l'autre membre du comité qui est désigné(e).
   
   Les gestionnaires et/ou l'un des quatre coordonnateurs des programmes assistent à toutes les réunions du comité exécutif pour faciliter la planification administrative et expliquer la politique de l'ABO. Pour éviter les conflits et assurer leur présence, il convient de donner l'avis assez longtemps à l'avance. Le Centre de l'ABO est disponible pour les réunions de comité exécutif et de section. L'ABO encourage l'utilisation de ces installations.
   
   
2. Établissement des objectifs, délégation et attribution des responsabilités
   Déterminez le nombre de réunions de section à tenir et leur espacement. Elles devraient avoir lieu de la mi-septembre à la mi-décembre et de la mi-janvier à la fin juin. Évitez les jours fériés et les fêtes religieuses, ainsi que les dates réservées à l'Institut annuel, en général à la fin janvier. Une fois les sujets et le calendrier préliminaire fixés, confiez la responsabilité de chaque réunion à des membres particuliers du comité exécutif.
   
   
3. Sondez les membres
   Les sondages peuvent être très utiles au comité exécutif. Ils permettent aux membres de la section de donner des commentaires et de nouvelles idées. Il importe particulièrement que les membres incapables d'assister aux réunions (à cause de la distance ou du calendrier) aient l'occasion de communiquer leurs préoccupations. Le sondage moyen porte notamment sur les sujets que les membres voudraient voir abordés dans les programmes, la forme ou le style préférés des réunions, le contenu souhaité du bulletin de la section, etc. Les gestionnaires du développement professionnel vous offriront leur aide avec plaisir en ce qui concerne les sondages.
   
   
4. Organisation d'une réunion de section
   Les réunions de section accueillent tous les membres de la section, à qui on aura envoyé un avis de réunion. Les membres du comité exécutif de la section doivent assister au plus grand nombre possible de réunions de la section dans l'année de programmation.
   Lorsque la date de la réunion est fixée, le comité exécutif doit choisir le sujet et les conférenciers. Il faut ensuite envoyer une lettre aux conférenciers(ères) pour leur demander de faire un exposé devant la section. La personne qui a initialement communiqué avec ceux et celles qui acceptent doit faire ce qui suit :
   
   a. confirmer par écrit la date, l'heure et le lieu de la réunion;
   b. exposer de façon suffisamment précise la nature du sujet à traiter et mentionner toute question particulière (par exemple, des décisions juridiques récentes) qui pourrait être discutée;
   c. informer les conférenciers(ères) du temps qui leur est accordé (20 minutes en général); nous avons l'habitude de garder les questions pour la fin;
   d. informer les conférenciers(ères) que les exposés sont enregistrés sur des cassettes audio vendues aux membres de l'ABO;
   e. déterminer les besoins relatifs à l'équipement audiovisuel et à la reproduction de documents et informer les conférenciers(ères) que les documents originaux doivent parvenir au personnel du Service des sections au moins deux jours ouvrables avant la date de la réunion pour permettre la reproduction;
   f. prévoir une réunion préliminaire avec les conférenciers(ères) au besoin.
   
   Le formulaire de confirmation de réunion de section doit être rempli et envoyé au Service des sections immédiatement après la confirmation de la date et des conférenciers(ères). C'est aussi le moment où il faut rédiger l'ébauche de la description du sujet, qui sera intégrée à l'avis de réunion, et l'envoyer au Service des sections. Le personnel du Service des sections est chargé de prendre avant la réunion de section tous les arrangements techniques nécessaires, comme la réservation des salles, la sélection des menus, l'établissement des prix, l'inscription, etc.
   
   Les curriculum vitae et notes biographiques doivent être reçus à l'avance pour qu'une présentation appropriée des conférenciers(ères) soit faite à la réunion. Le jour de la réunion, un membre du comité exécutif ou la personne qui organise la réunion doit remercier les conférencier(ères) et leur envoyer par la suite une lettre les remerciant de leur participation au nom de la section. Une copie de la lettre doit parvenir au Service des sections de l'ABO.
   
   Comme vous pouvez le constater à la page Politique financière, les réunions de section doivent être autosuffisantes. Les dépenses liées aux déplacements et aux cadeaux des conférenciers(ères) doivent être communiquées au personnel et portées à l'attention du directeur ou de la directrice du développement professionnel avant la rédaction de l'avis de réunion pour qu'elles soient prises en compte dans le calcul du coût de la réunion. Si, exceptionnellement, les coûts sont prohibitifs, la section doit obtenir l'approbation du Comité exécutif de l'ABO et trouver des moyens créatifs, comme la commandite d'entreprise, pour les couvrir. L'ABO ne paie pas d'honoraires (cachets) parce qu'elle est un organisme sans but lucratif et bénévole.
   
   
5. Envois de la section
   Les envois doivent parvenir aux membres de la section au moins quatre semaines avant chaque activité. Ils peuvent comprendre ce qui suit :
   
   · un avis de réunion;
   · un bulletin;
   · un avis relatif aux activités des sections qui intéressent les membres de votre section;
   · un avis relatif à une activité de formation juridique permanente (FJP) à venir;
   · des renseignements généraux sur une initiative spéciale.
   
   La salle du courrier et de l'impression de l'ABO s'occupe des envois des 36 sections (y compris les sections régionales), des envois relatifs aux séminaires de FJP et aux activités de l'Institut annuel, des envois au Conseil et au Comité exécutif ainsi que des envois généraux destinés aux membres de l'ABO (plus de 15 000 membres).
   
   Étant donné le volume et le nombre des envois et pour des raisons économiques, seuls les envois aux membres des sections qui précèdent immédiatement les réunions de section sont possibles. L'envoi de tous les documents en même temps que l'avis de réunion (quatre ou cinq semaines avant l'activité) permet d'économiser des sommes considérables chaque année.
   Les envois peuvent être retardés, soit à cause des envois généraux mensuels qui occupent la salle du courrier pendant trois jours consécutifs chaque mois, soit parce que les renseignements à inclure dans l'avis de réunion sont parvenus au bureau de l'ABO moins de six semaines avant l'activité. L'ABO tente de traiter les avis les plus urgents d'abord, mais vous demande d'envoyer promptement les renseignements pour éviter les retards.
   
   Tous les textes destinés au bulletin doivent être envoyés par courriel ou sur disquette, en WordPerfect ou en Microsoft Word, six semaines avant l'activité suivante de la section. Cette période est suffisante pour la mise au point, le formatage, l'impression et la préparation des documents à envoyer avec l'avis de réunion. Il est essentiel que les bulletins ne retardent pas l'envoi de l'avis, ce qui raccourcirait le délai d'inscription et pourrait réduire le nombre de participants à l'activité.
   
   Le système informatique de l'ABO est compatible avec WordPerfect et Microsoft Word. Le personnel économise beaucoup de temps et les possibilités d'erreur sont réduites si les textes destinés au bulletin sont envoyés sur disquette ou par courriel (comme pièce jointe) en vue de leur saisie automatique dans le système informatique.
   
6. Bulletins de section
   Les sections sont chargées de publier un bulletin tous les quatre mois au minimum. Le bulletin représente un véhicule important pour livrer le message de la section aux membres. Bien que la fréquence de publication et la taille des bulletins varient selon le nombre de membres et les activités des sections, en général, au moins trois bulletins sont publiés chaque année, notamment au début du programme de la section, en septembre, et à la fin du programme, en juin.
   
   Pour des raisons budgétaires, il est préférable que le comité exécutif de section fixe dès le début la fréquence et la taille du bulletin de section.
   
   Tous les bulletins de section sont imprimés à l'interne. L'ABO emploie une réviseure qui veille à leur publication.
   
   Notez que les bulletins doivent toujours être accompagnés d'un avis de réunion. Ils ne sont pas envoyés sous pli séparé.
   
   
7. Lettres au gouvernement et aux autres intervenants
   La section ou le président ou la présidente qui veut envoyer une lettre sur papier à en-tête de l'ABO à un membre du gouvernement, élu ou non, ou à des intervenants doit respecter les conditions suivantes :
   
   · La lettre est envoyée au nom de la section, non pas de l'ABO. Exemple : « Je vous écris à titre de président de la Section du droit de l'environnement de l'ABO. »
   · La lettre est signée par le président ou la présidente. Exemple : « Jeanne Godard, présidente, Section du droit de l'environnement ».
   · Il faut toujours envoyer une copie de la lettre au président actuel ou à la présidente actuelle de l'ABO, au président ou à la présidente du Comité de la promotion et des relations gouvernementales, au directeur ou à la directrice de la promotion, des relations gouvernementales et des communications, et à Patricia Byrne, directrice du développement professionnel. Veuillez vous assurer que les noms de ces personnes figurent dans l'original afin que son destinataire sache qui a reçu une copie.
   
    Le nom des personnes copiées doit figurer dans le corps de la lettre et pas rester confidentiel.
   Si vous envoyez la lettre sur papier à en-tête d'un cabinet, nous apprécierions en recevoir une copie.